A la création d’une entreprise, on s’équipe en premier lieu d’un outil de comptabilité puis d’un logiciel de paie avec les premières embauches. On s’appuie ensuite généralement sur une suite bureautique pour l’administration de l’entreprise.
Cependant, au delà du cap des 30 salariés, les fichiers excel ne suffisent plus pour gérer les demandes congés des salariés, suivre les notes de frais ou encore organiser les entretiens annuels. Il convient alors d’envisager la mise en place d’un SIRH. Quels sont ses atouts ? Est-il vraiment adapté à une entreprise de taille moyenne ?
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Qu’est-ce qu’un SIRH ?
Un SIRH est un système d’information dédié aux Ressources Humaines. Il collecte, historise et organise les données relatives à l’activité des salariés dans l’entreprise. Il en existe de plusieurs natures.
Le suivi administratif RH
Les outils de suivi administratif permettent par exemple la création et la gestion du dossier personnel des salariés. Les collaborateurs peuvent y saisir et modifier toutes les données relatives à leur identité et leurs coordonnées. Ils peuvent aussi y télécharger les copies numériques de leurs papiers d’identité, attestations ou divers justificatifs. Le dossier RH des salariés est ainsi dématérialisé et facile à mettre à jour.
Certains modules proposent également la gestion des entrées/sorties avec des processus de Onboarding et Offboarding. Ils facilitent notamment l’intégration des nouveaux collaborateurs ou la gestion de leurs fins de contrat en automatisant et en attribuant les tâches à réaliser.
La gestion des talents
Un SIRH peut également fluidifier les processus liés à la gestion des talents :
- suivi des recrutements,
- fidélisation des talents,
- gestion de la performance,
Ces fonctionnalités permettent d’organiser les tâches à réaliser. Rappels d’échéances, notifications envoyées aux retardataires, suivi de ce qui a été réalisé et de ce qui reste à faire… Ils sont de vrais outils de pilotage des campagnes de recrutements ou d’entretiens annuels.
La gestion de l’activité du personnel
Le SIRH simplifie le traitement et le suivi des données relatives à l’activité des salariés dans l’entreprise :
- congés et absences,
- suivi des temps de travail,
- notes de frais,
Il collecte, historise et exporte ces informations pour les transmettre ensuite au gestionnaire de paie ou comptable. Le SIRH fiabilise ainsi les étapes préparatoires à la production de la paie.
Comment choisir un SIRH selon les caractéristiques de son entreprise ?
Pour savoir si un SIRH sera utile à son entreprise, il faut d’abord étudier plusieurs facteurs.
La taille des effectifs de l’entreprise
Des éditeurs de logiciels RH proposent aujourd’hui des SIRH “à la carte”. On peut ainsi souscrire à un lot personnalisé de modules. Cette option est particulièrement intéressante pour les entreprises qui n’ont pas besoin d’utiliser toutes les fonctionnalités. Cela dépend généralement de la taille des effectifs.
En dessous de 30 salariés, il est encore possible de gérer manuellement l’administration du personnel. Un SIRH peut néanmoins s’avérer confortable pour gérer le dossier RH et les congés des collaborateurs.
Entre 30 et 100 salariés, les modules de gestion du personnel et des talents deviennent indispensable pour libérer le service RH des tâches chronophages sans valeur ajoutée.
Au delà des 100 salariés, l’ensemble des services permet d’assister aussi bien le service RH que la direction administrative dans le pilotage financier de l’entreprise.
Le mode d’organisation
Si certains SIRH sont encore “On premise” (c’est-à-dire qu’il faut les installer manuellement sur les ordinateurs des salariés), il existe également des solutions 100% en ligne. Les salariés n’ont alors besoin que d’une simple connexion internet et d’identifiants personnels pour accéder à l’ensemble des services.
Ces outils sont particulièrement appropriés dans le cadre du télétravail ou pour des populations nomades (commerciaux, etc) qui ne sont pas présents physiquement dans les bureaux.
Les missions des salariés
La nature des missions des salariés peut également valider l’utilité d’un SIRH. C’est par exemple le cas des commerciaux et des populations nomades qui sont amenées à engager des frais professionnels dans le cadre de leurs missions.
Une application de gestion des notes de frais est ici une vraie plus value pour rembourser le salarié plus rapidement et en finir avec le traitement des piles de justificatifs.
La stratégie de l’entreprise
L’entreprise envisage une grosse campagne de recrutement ? Un lancement à l’étranger ? L’automatisation des processus avec un SIRH permet d’accompagner la croissance de l’entreprise.
Les acteurs du marché de l’équipement logiciel pour les RH
L’offre de SIRH est aujourd’hui extrêmement varié. On peut cependant citer trois éditeurs de logiciels RH :
Le SIRH à la carte avec Lucca
L’éditeur français Lucca propose depuis 2002 un ensemble de logiciels RH ni gris, ni triste, ni moche. Gestion des congés, suivi des temps et activités, distribution des fiches de paie dématérialisées, gestion des entretiens et objectifs, administration du personnel, gestion des notes de frais… Autant de modules disponibles individuellement ou à plusieurs. Lucca propose également une offre “Suite SIRH” composée de modules essentiels pour démarrer l’automatisation de sa gestion administrative : https://www.lucca.fr/suite/essentiel-sirh/
Trouver le bon profil et piloter la carrière de ses collaborateurs avec Talentsoft
Talentsoft propose un module permettant de faciliter le recrutement de talents. Le service RH diffuse les postes disponibles dans son entreprise en un seul clic sur l’ensemble des plateformes de recherche d’emploi. Il est informé des candidatures internes et externes reçues. Il pilote les réponses aux candidats et les rendez-vous directement dans l’application.
Gérer son plan de formation avec Neeva
Neeva propose un outil permettant la création de catalogues et de cursus de formation. Il recense l’ensemble des ressources disponibles et des moyens à disposition des salariés. Les prestataires et intervenants peuvent y être référencés, tout comme les plateformes de E-Learning : https://www.neevagroup.com/
Le service RH peut aussi y recenser les besoins émis par les salariés et managers et organiser ses actions de formation.
Antoine Tullari est un expert chevronné dans le domaine de l’emploi des étudiants, apportant une expérience précieuse acquise au fil de sa carrière. Avec plus de quinze ans d’expérience en tant que conseiller en carrière et formateur en développement professionnel, Antoine a aidé d’innombrables étudiants à réussir leur entrée sur le marché du travail.