La dématérialisation représente un réel enjeu puisque 500 milliards de factures sont émises dans le monde par an :

La dématérialisation, qu’est-ce-que c’est ?

La dématérialisation est un processus qui conduit un organisme à convertir des documents en format papier vers le format numérique. Cela peut aussi concerner le fait de produire des documents uniquement numériques sans passer par un format matériel.

Concrètement, la dématérialisation s’opère soit en scannant un document existant, soit en générant un document nativement numérique grâce à un logiciel informatique. La production de documents numériques induit une gestion électronique des documents et un archivage de ces données. .

La dématérialisation nécessite donc d’avoir pensé à des solutions d’archivage pour conserver des documents sensibles mais également de pouvoir retrouver facilement des données utiles au travail quotidien d’une entité. .

Ainsi, la dématérialisation de documents permet de répondre aux nouvelles exigences professionnelles où certaines données doivent être accessibles en temps réel. L’envoi de ces documents par messagerie électronique offre un gain de temps non négligeable au monde professionnel. .

Cependant, il existe de nombreux documents qui engagent – comme les contrats ou les factures, par exemple – les dirigeants d’une entreprise ou d’une collectivité publique. La loi s’est donc adaptée pour répondre aux craintes concernant les possibilités de falsifier des documents à la suite de leur dématérialisation. .

Pour autant, si la dématérialisation de vos documents apparaît comme de plus en plus nécessaire au regard des évolutions en cours, il faut bien comprendre l’ensemble des dispositions existantes pour ne pas s’exposer à des sanctions lourdes. .

Quelles sont les contraintes liées à la dématérialisation des factures ?

Les contraintes sont, en premier lieu, juridiques dans la mesure où plusieurs textes encadrent le processus de dématérialisation de documents. Ainsi, depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises fournisseurs de l’Etat sont dans l’obligation de passer à la facture fournisseur au format électronique. Pour les autres entreprises (y compris les auto-entrepreneurs), cela se fera entre 2018 et 2020. Ces dispositions sont rendues obligatoires par l’article 3 de l’ordonnance du 26 juin 2014 concernant les factures électroniques.

Avant de se lancer dans un processus de dématérialisation de factures qui convienne au cadre légal, il convient de bien prendre en compte les éléments suivants :

  • Les factures numériques doivent comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture en format papier (la liste des mentions obligatoires est définie par l’article 1 du décret du 2 novembre 2016 sur le développement des factures numériques) et son contenu doit être clair et lisible (Article 1316-1 du Code Civil et Article 233 de la Directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010).
  • Les factures doivent être signées à l’aide d’un Certificat Électronique. Pour obtenir ce Certificat qui sécurise la signature de vos documents numériques, il faut faire une demande auprès d’un organisme agréé par l’État.
  • Les factures électroniques peuvent également se transmettre avec l’échange de données informatisées (EDI) ou avec une piste d’audit fiable pour pouvoir être acceptées.
  • Vos factures numériques doivent être conservées au minimum 10 ans pour votre comptabilité (Article 123-22 du Code du Commerce6) et 6 ans pour les services fiscaux (Article L102B du Livre des Procédures Fiscales).
  • Vous devez obtenir l’accord de vos clients pour éditer des factures en format uniquement électronique (Article 232 de la Directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010) avec une acceptation formalisée par vos clients.

Ce cadre légal est indispensable à intégrer puisque les sanctions peuvent être lourdes de conséquences pour l’activité d’une entité : jusqu’à 75 000 € d’amende en cas de non-respect, voire même 50 % de la somme présente sur la facture erronée. Par ailleurs, l’émetteur de la facture peut recevoir 15 € d’amende pour chaque mention obligatoire manquante, dans la limite de 25 % du montant de la facture, ce qui peut, tout de même, représenter une certaine somme si plusieurs mentions sont manquantes sur plusieurs centaines de factures.

Quels sont les bénéfices liés à la dématérialisation de vos factures ?

Ce contexte juridique strict est permis par la volonté d’encourager et de généraliser la dématérialisation des documents d’une entité.

    Le passage au numérique doit permettre, selon le ministère de l’Économie et des Finances, un quintuple gain pour les acteurs économiques :
  • La diminution des coûts de gestion des factures
  • La réduction du temps de gestion des factures
  • L’amélioration du délai de traitement par l’État de ces factures
  • Le bénéfice écologique avec la moindre utilisation du papier
  • Le renforcement de la sécurité de ces données par l’archivage numérique

Plusieurs études se sont penchées sur les gains réels de la dématérialisation des factures et l’archivage de celles-ci. Selon une étude réalisée par Arthur D. Little en 2001, une facture entrante au format papier coûte 14 € (contre 10 € pour une facture sortante sous le même format). Les coûts seraient respectivement de 4€ et 3€ avec la dématérialisation des factures. Les cabinets Billentis et Aberdeen Group, en 2013, définissent à 10 € les gains par facture électronique, comparé à une facture papier. En 2011, Aberdeen Group considérait même qu’une entreprise performante devait avoir un coût de traitement par facture autour de 2,19 €.

En 2016, l’organisation GS1 France a réalisé une étude en évoquant le fait que 75 % des entreprises réalisent des factures électroniques mais que seulement 30 % respectent entièrement les dispositions légales en cours.

Une dématérialisation efficace des factures et une gestion optimale de l’archivage apparaît non seulement comme un investissement indispensable mais montre également la difficulté à respecter le cadre légal sans être accompagné.

Quelles sont les solutions pour dématérialiser au mieux les factures ?

    La dématérialisation et la gestion numérique de vos factures d’achat ou de vente doivent se réaliser en respectant 5 étapes fondamentales :
  • La collecte de toutes les factures numériques, que ce soit par mail, scan ou EDI
  • L’étude des données à extraire et le classement de chacune des factures en vue d’élaborer une arborescence de l’archivage numérique.
  • Le suivi du paiement de la facture pour relancer automatiquement les retards de paiement de vos fournisseurs et suivre l’état de la commande.
  • L’intégration automatique des paiements dans le logiciel de comptabilité.
  • L’archivage électronique et sécurisé de ces factures en prenant en compte les durées légales de conservation.

Le non-respect de l’ensemble de ces 5 étapes va compliquer la bonne marche de la dématérialisation des documents ou va augmenter les coûts de gestion de ces factures. Dans une optique d’amélioration des performances et de réduction des coûts, il est préférable de se faire accompagner par des entreprises spécialisées qui vous proposeront des solutions sur-mesure.

Les prestations d’un Tiers-Archiveur permettent de bénéficier de son expertise, du développement de ses logiciels et de disposer d’un prestataire au fait des évolutions réglementaires et législatives.

Fort de 40 ans d’expériences, de 50 experts qui s’occupent de plus 10 millions de documents électroniques, Locarchives est la solution pour vous accompagner au mieux dans la transition numérique et réglementaire en cours. L’expertise et l’offre individualisées que Locarchives propose va vous permettre de gagner du temps, de réduire vos coûts de traitement, d’optimiser vos pratiques de travail tout en sécurisant les documents sensibles comme vos factures.

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